国家级示范职业学校 建设网站,精准营销数据,做网站需要什么样的电脑配置,广州最新静态管理目录 第十二章 沟通管理12.1 沟通的基本概念12.2 主要过程12.2.1 规划沟通管理12.2.2 管理沟通12.2.3 控制沟通 12.3 常见问题 上篇#xff1a;第十一章、项目人力资源管理 下篇#xff1a;第十三章、干系人管理
第十二章 沟通管理 沟通管理在项目计划、执行、监控过程中具有… 目录 第十二章 沟通管理12.1 沟通的基本概念12.2 主要过程12.2.1 规划沟通管理12.2.2 管理沟通12.2.3 控制沟通 12.3 常见问题 上篇第十一章、项目人力资源管理 下篇第十三章、干系人管理
第十二章 沟通管理 沟通管理在项目计划、执行、监控过程中具有重要的作用项目经理应该拿出大部分时间和精力进行沟通管理计划的制定同时在项目的执行阶段按照计划执行情况有变的时候进行适当地调整。
目标保障干系人之间有效地沟通
对项目干系人管理的主要目标促进干系人对项目的理解与支持使干系人了解项目的进展和可能带来的影响 12.1 沟通的基本概念 在管理项目时沟通是一个过程是人们分享信息表达思想和情感的过程包括信息的生成传递接收理解和检查。
图例 渠道
概述是指信息在参与者之间进行传递的途径有的时候又被称为通道、媒介渠道计算MN*(N-1)/2 N 为沟通渠道的人数沟通渠道选择的维度 ① 及时性维度 包括高度互动、中等互动、低等互动 ② 表达方式维度 文字 优点 ① 可永久性保存容易查询② 节约时间阅读速度要高于语言速度③ 读者可根据自己的速度进行调整④ 无地理位置要求⑤ 更为精确和准确⑥ 理论上可以多次无损复制传播 缺点 ① 纯文字资料损失了大量非语言符号不利于情感的传递② 对于阅读者的选择没有控制力③ 无法控制何时以及是否被阅读 语言 优点 ① 可以传递情感② 可以同时进行跨地域沟通比邮件快③ 不需要保存传递信息的优先选择渠道 混合 优点 ① 包括语言信息和非语言信息沟通的信息含量最丰富② 建立集体关系和建立地位的最好渠道③ 实时性最好④ 实时做出反应和回复⑤ 对接收对象的选择有一定的控制力 缺点 ① 与语言方式相同非文字信息的速度要慢② 利用语言沟通的时候,细节把握性不强
沟通渠道及其特点 会议
概述是最为常见的一种沟通渠道确保会议成功的措施 提前确定会议目的事前安排好参会人员、时间、地点、会议议程、相关资料发放参会人员会前准备等按时开始会议会中有控制会议有主持会后客户领导或负责人做结论有会议纪要发放有讨论结论
沟通的方式
参与讨论方式征询方式推销方式叙述方式 沟通方式选择对比1-41最弱 4最强
掌握信息的能力是否需要听取他人的意见和想法是否需要控制信息内容典型代表控制强度参与程度讨论1是否头脑风暴14征询2是否调查问卷23推销3否是叙述解释32叙述4否是劝说鼓动41
常用沟通方式的优缺点或特点
沟通方式特点书面语口头听与说特点是清晰二义性少一级可以作为备忘录也可以作为双方沟通的证据。缺点是缺乏人性化对内与对外对内项目团队内和对外对顾客媒体和公众等的沟通。对内沟通讲求的是效率和准确度对外强调的是信息的充分与准确。对内的沟通可以以非正式的方式出现而对外的沟通要求项目经理以正式的方式进行正式与非正式通常情况下正式如报告情况介绍会等的沟通是在项目会议时进行的而非正式如备忘录即兴谈话等的项目沟通属于大多数场合的方式垂直于水平垂直方向自下而上或者自上而下沟通的特点是沟通信息传播速度快准确程度高水平方向沟通的特点是复杂程度高往往不受当事人的控制
沟通的原则
1沟通内外有别2非正式的沟通有利于关系的融洽3采用对方能接受的沟通风格4沟通的升级原则与对方沟通 -- 与对方上级沟通 -- 与自己的上级沟通 -- 上级与上级沟通5扫清沟通的障碍
影响沟通方式选择的因素
1掌握信息的能力2是否需要听取其他人的意见和想法3是否需要控制信息内容
沟通结果的有效性包括
效果效果强调的是在适当的时间适当的方式信息被准确地发送给适当的沟通参与方信息的接收方并且能够被正确的理解最终参与方能够正确的采取行动效率效率强调的是及时提供所需的信息
沟通的基本技能
1主动倾听 2有效利用多种手段尽最大可能帮助自己理解信息内容 3有效利用多种手段加强团体的沟通技能 4不回避问题尽量了解事实真相 5设定沟通目标并采取必要的跟踪验证手段确定是否达到沟通目标 6具有多层次的沟通协商能力能够保证最大程度的满足多方利益 7强大的人格魅力和信用能够帮助其他人树立信心 8强大的表达能力能够帮助其他人提振士气增加团体的执行能力 12.2 主要过程 包括
规划沟通管理计划过程组管理沟通执行过程组控制沟通监控过程组 12.2.1 规划沟通管理 规划沟通管理的输入
1项目管理计划2干系人登记册 包括主要沟通对象、关键影响人、次要沟通对象 3事业环境因素4组织过程资产
规划沟通管理的工具与技术
① 分析沟通需求② 沟通技术 影响因素 对信息需求的紧迫性技术是否到位预期的项目人员配备项目时间的长短项目环境 ③ 沟通模型④ 沟通方法 1交互式沟通在两方或多方之间进行多项信息交换这是确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效方法包括会议电话即时通信视频会议等。2推式沟通把信息发送给需要接受这些信息的特定接收方这种方法可以确保信息的发送但不能确保信息送达受众或被目标受众理解。推式沟通包括信件备忘录报告电子邮件等。3拉式沟通用于信息量很大火收中很多的情况要求接收者自主自行地访问信息内容。这种方法包括企业内网电子在线课程经验教训数据库知识库等。 ⑤ 会议
规划沟通管理的输出
① 沟通管理计划 内容 1干系人的沟通需求2针对沟通信息的描述包括格式内容详尽程度等3信息接收的个人或组织4信息传递过程中所需的技术或方法5沟通频率例如每周沟通等6上报过程针对下层无法解决的问题确定问题上报的时间和上报路径7项目进行过程中对沟通管理计划更新与细化的方法8通用词语表术语表9发布信息的原因10负责信息沟通工作的具体人员11负责信息保密工作的具体人员的授权12沟通渠道的选择13进行有效沟通所必须分配的各种问题包括时间和预算14项目信息流向图工作流程图投机顺序报告清单会议计划等15沟通过程中可能存在的各种制约因素16沟通工作指导以及相关模板17有利于有效沟通的其他方面比如建议的搜索引擎软件使用手册 编制 过程步骤 确定干系人的沟通需求描述信息收集和文件归档发送信息和重要信息的格式 目的是确定项目关系人的信息与沟通需求的过程即谁需要何种信息、何时需要以及如何向他们传递 ② 项目文件更新 包括 1干系人通知 内容已解决问题 、已批准的变更、项目总体状态 2项目报告3项目演示资料4项目日志5回馈信息 12.2.2 管理沟通 管理沟通的输入
1沟通管理计划2工作绩效报告3事业环境因素4组织过程资产
管理沟通的工具与技术
① 沟通技术 影响因素 对信息需求的紧迫性技术是否到位预期的项目人员配备项目时间的长短项目环境 ② 沟通模型③ 沟通方法④ 信息管理系统⑤ 报告绩效 概述绩效报告的工作一方面要全面收集需要的信息比如项目执行中的各种基准基础数据。包括范围、进度、成本和质量等各方面的信息。并且与基准值基线进行比较和分析对后期工作进行预测和展望。在与干系人进行沟通时做到言之有物、合理分析、准确预测的效果。需要的基础资料 被评价项目资料的清单设计调查问卷编制询证函
管理沟通的输出
① 项目沟通② 更新的项目管理计划③ 项目文件更新④ 更新的组织过程资产 12.2.3 控制沟通 控制沟通的输入
1项目管理计划2项目沟通3问题日志4工作绩效数据5组织过程资产
控制沟通的工具与技术
① 信息管理系统② 专家判断③ 会议
控制沟通的输出
① 工作绩效信息② 变更请求③ 更新的项目管理计划④ 更新的项目文件⑤ 组织过程资产更新
12.3 常见问题
项目总结会包括哪些内容 1了解项目全过程的工作情况以及相关的团队或成员的绩效状况。 2了解出现的问题并提出改进措施。 3了解项目全过程中出现的值得吸取的经验并进行总结。 4对总结过后的文档进行讨论通过后就存入公司的知识库从而形成公司的知识积累。 如何召开一个高效的会议 1事先制定一个例会制度 2放弃可开可不开的会议 3明确会议的目的 4发布会议通知 5在会议之前将会议材料发给参会人员 6明确会议规则 7会议结束前总结提炼结论做会议纪要 8做好会议的后勤保障 上篇第十一章、项目人力资源管理 下篇第十三章、干系人管理
